10 dicas para você organizar sua clínica

A sua clínica é tudo para você, correto?

Por este motivo é que ela deve representar o que você tem de melhor. Desde uma equipe muito bem treinada até a tecnologia empregada no atendimento aos clientes, todos os itens que compõem o seu trabalho devem estar de acordo com a sua filosofia.

Agora, pare para pensar em alguns detalhes, como a missão, a visão e os valores que permeiam o seu estabelecimento, bem como o investimento que você já fez e o que ainda está disposto a fazer, para garantir que ele seja visto da forma como você idealiza.

Com base nisso, avalie as dicas que daremos a seguir para a organização da sua clínica, e você vai conseguir otimizar o seu atendimento, melhorando desde a estrutura até o relacionamento interno entre os seus colaboradores. Tudo isso pode influenciar diretamente no atendimento ao seu cliente, gerando muito mais satisfação, e por consequência, podendo gerar mais lucros não é ele

 

1 – Especialização de colaboradores:

Seus colaboradores são a alma do seu negócio, e por este motivo eles devem estar em constante atualização. Proporcionar treinamentos e cursos faz com que eles se sintam valorizados e demonstrem o conhecimento durante o atendimento ao seu cliente. Este, por sua vez, vai perceber o valor agregado ao ser atendido em uma clínica onde todos estão sempre atualizados, e não parados no tempo. Perceba que mencionamos o termo “valor agregado”, e não é à toa. Proporcionar atualização de pessoal tem um custo para o investimento, mas com certeza também representa um retorno.

 

2 – Atendimento personalizado

O que atendimento personalizado? Com certeza, você já deve ter sido atendido de modo diferenciado em algum lugar, onde é cliente, e neste momento você deve estar se lembrando de como é interessante ser chamado pelo nome, ser tratado com carinho, respeito e atenção, quando você procura um serviço. Colaboradores especializados no que fazem e que se sentem valorizados, normalmente já refletem essa qualidade ao cliente. Mas pare um momento, discretamente, e perceba o modo como a sua recepcionista atende o paciente que está chegando. Veja se é o modo como julga ideal e a partir daí faça o treinamento necessário.

 

3 – Organização de processos

Os processos precisam existir, são uma forma de garantir que os padrões de qualidade prometidos pelo seu negócio serão entregues ao seu cliente. Se você já possui processos, e não tem certeza de que estão funcionando, é hora de parar para pensar na organização deles. Se eles não existem, chame um profissional para te ajudar a definir os melhor caminhos a seguir neste momento. Lembre-se de não cobrar da sua equipe nada para o que eles não foram treinados! Lembre-se também de tempo para que os processos se estabeleçam e se tornem parte de uma rotina que funciona, antes de cobrar resultados.

 

4 – Saiba o que pensa seu cliente

Faça pesquisas. Aqui é importante separar dois momentos: o reconhecimento de mercado e o feedback – do qual vamos tratar no próximo item. Saber o que pensa seu cliente é reconhecer o mercado, entender suas preferências, quais serviços e o orçamento que ele pretende dedicar e em quais momentos. Existem muitas perguntas que você pode fazer para conhecer o seu público, e aqui também é válido contar com profissionais especializados na área. Mas lembre-se, não é para fazer as pesquisas e jogar as respostas numa gaveta. É para promover mudanças com base nelas, com o objetivo de melhorar o seu trabalho.

 

5 – Ação de pós-venda

Ações de pós-venda? Sim, o que você faz é vender o seu serviço, então você precisa de estratégias para obter feedbacks dos seus clientes a respeito do atendimento como um todo. Você pode conseguir estas informações de várias formas, começando por perguntas feitas logo após o atendimento, na hora da remarcação da consulta, pode disponibilizar um questionário de satisfação e uma caixa de sugestões na recepção, disponibilizar uma pesquisa online no site ou nas redes sociais – vamos falar mais delas no item 10. Mas lembre-se, não é para jogar as respostas numa gaveta e nunca utilizar, e sim pra repensar os pontos negativos apontados nelas!

 

6 – Investimento em infraestrutura

Agora que você já deixou o seu pessoal atualizado e antenado com o mercado, você precisa fazer da sua clínica tudo que ela tem potencial para ser. Não precisa demolir tudo para começar do zero, mas avalie com carinho se a fachada representa a qualidade que você acredita que oferece. Agora faça a mesma avaliação para cada um dos ambientes pelos quais o cliente passa, e também pelos quais ele não passa, mas o seu colaborador sim. É importante que todos se sintam acolhidos em um ambiente confortável. Pequenos ajustes, uma nova pintura, móveis funcionais e uma reorganização, às vezes, já são suficientes. Pense sempre que um consultório a mais na sua clínica representa um alto investimento, a curto prazo, mas um potencial imenso de crescimento a médio e longo prazo.

 

7 – Serviço de copa

Parece supérfluo e até fútil, mas fale a verdade: você não adora chegar em lugares que te recebem com aquele cheirinho de café? Ou com uma água refrescante em dias de calor? Então por que não oferecer o mesmo conforto e carinho aos seus clientes? Cada boa experiência em um estabelecimento, faz com que o cérebro do cliente entenda que ele está em um ambiente amigável, onde é seguro e confortável. Deste modo, as chances dele querer voltar aumentam, além de minimizar o risco na hora de solucionar problemas quando algo dá errado no atendimento do cliente. Isso acontece por que ele se sente predisposto a perdoar com mais facilidade, do que em ambientes menos receptivos e confortáveis.

 

8 – Tecnologia

Modernizar a sua clínica é uma parte muito importante deste processo de reorganização, pois ter um sistema de gestão hoje é fundamental. E os sistemas hoje servem tanto para a gestão dos cadastros dos seus clientes, quando para a gestão do seu trabalho, como a organização de documentação, que ocupa um espaço imenso, quando na verdade poderia estar em um simples computador ligado à rede. Agiliza o seu atendimento e garante muito mais qualidade no processo, evitando falhas por falta de informações ou documentos extraviados. Investir em tecnologia também significa investir em aparelhagem moderna para realizar os procedimentos nos clientes, e isso a gente não precisa nem falar pra você o quanto é importante, certo?

 

9 – Condições flexíveis de pagamento

Oferecer todo um serviço de qualidade, com ambiente aconchegante e equipe especializada com certeza encarece um pouco o serviço para o consumidor final, mas nem por isso você precisa sair no prejuízo! Criar pacotes flexíveis e descontos para pagamentos à vista é a melhor forma de fazer o seu preço e ainda assim deixar que o cliente escolha como fica melhor para ele. É importante aceitar cartões de crédito, principalmente, e demonstrar as vantagens de pagar à vista ou parcelado, para que ele não se sinta enganado na hora de desembolsar o pagamento pelo serviço.

 

10 – Esteja presente nas redes sociais

Agora que você tem tudo, você tem que contar para todo mundo! É claro que a melhor propaganda ainda é o bom atendimento elogiado, no boca a boca. Mas ainda assim as redes sociais podem fazer este papel, pois é um espaço democrático, onde você tem muitas opções de formatos de trabalho, desde textos em blog, postagens patrocinadas no Facebook e fotos estratégicas no Instagram, entre muitos outros. Para o trabalho em redes sociais a presença de um profissional também é valiosa, pois algumas estratégias são um pouco mais complexas e exigem alguma experiência para renderem seu máximo.

 

Nós sabemos que nem tudo é possível na hora que a gente quer, e que as situações ideais nem sempre acontecem, mas aos poucos você vai colocando em prática essas dicas, e vai perceber que mesmo trabalhando com o que já se tem, você pode sempre melhorar.